Contrôle URSSAF : Epée de Damoclès ou outil de transparence ?
Le contrôle URSSAF émane des conventions d’objectifs et de gestion signées avec l’Etat. C’est l’Etat qui décide des objectifs de contrôle en fonction des secteurs d’activité. L’ACOSS se charge ensuite de répartir les directives. Le contrôle permet de vérifier la bonne application des législations de sécurité sociale et d’assurance chômage ainsi que de s’assurer de l’exactitude des déclarations. Il porte sur les cotisations et contributions qui n’ont pas encore fait l’objet d’un contrôle dans les 3 ans, qui correspond à la période de prescription légale.
Quel est le cadre d’intervention ?
Le contrôle URSSAF peut être effectué auprès de toutes personnes physiques ou morales redevables de cotisations sociales ou dans l’obligation de remplir des déclarations sociales. Sont concernés les employeurs et les travailleurs indépendants. Le contrôle est effectué par un inspecteur. L’URSSAF est autorisé à vérifier les déclarations des entreprises et à les redresser lorsqu’il constate des anomalies dans leurs déclarations sociales.
Il existe deux modes de contrôle :
1. Le contrôle sur place
Il est important lors de ce contrôle d’être présent au moins au début et à la fin de la période de contrôle. Le but est de favoriser les échanges avec l’URSSAF, représenté par ses agents. Ces derniers peuvent interroger les salariés avec pour but d’obtenir des informations utiles.
À l’occasion du contrôle sur place, l’URSSAF contrôle les cotisations non prescrites, sans pouvoir revenir sur une période déjà contrôlée, ni sur des éléments validés lors d’un précédent contrôle. L’organisme contrôlera ici l’exactitude des déclarations effectuées sur la base de l’assiette, le taux de calcul des contributions sociales utilisé, l’assurance chômage et autres contributions. Normalement, vous ne pouvez être contrôlé plus d’une fois sur un même point dans une période de contrôle donnée. C’est particulièrement le cas lorsque ces éléments ont déjà fait l’objet d’un redressement.
Il est bon à savoir que les documents dématérialisés peuvent être mis à disposition lors d’un contrôle, sans nécessairement présenter des documents physiques. L’entreprise contrôlée devra créer des conditions favorables pour le contrôle notamment en prenant en charge le traitement automatisé de son matériel. Il y a des normes à respecter dans les traitements, préconisées par l’agent de contrôle à travers une demande envoyé à l’employeur. L’employeur a la possibilité de s’opposer par écrit à la mise en œuvre des traitements automatisés de son matériel sous 15 jours.
2. Le contrôle sur pièces
Le contrôle sur pièces est plus adapté aux petites entreprises (moins de 11 salariés), qui déposent directement leurs pièces justificatives aux services de l’URSSAF. Elle ne nécessite donc pas la présence de l’entreprise contrôlée ou de son représentant. Les pièces à fournir sont spécifiées par l’organisme de contrôle au préalable. Ceci est assez pratique dans la mesure où selon la taille de ces entreprises un contrôle sur place n’est pas forcément requis.
Le contrôle sur pièces est réalisé dans les locaux de l’URSSAF ou de la CGSS à partir des éléments demandés et de ceux dont elle dispose. Les modalités restent les mêmes que celles du contrôle sur place à savoir l’envoi d’un avis de contrôle, lettre d’observations, respect d’une période d’opposition. Par ailleurs, depuis le 1er janvier 2017 les opérations de contrôle peuvent s’effectuer dans les locaux de l’organisme de recouvrement à partir des éléments dont dispose ce dernier.
Une organisation en cours de perfectionnement
L’administration fiscale et sociale met énormément de moyens en œuvre pour lutter contre la fraude. Il faut dire que durant ces dernières années les chiffres de redressement sont à la hausse. En 2016, 555 millions d’euros ont été recouverts au titre du travail dissimulé et 463 millions en 2015, soit une progression d’environ 12%. Malgré tout, cette progression est en baisse par rapport à celle de 2015 (+15%). Les cotisants sont donc certainement plus attentifs.
Selon un rapport de l’Agence centrale des organismes de sécurité sociale (ACOSS), 216 000 contrôles et enquêtes ont été effectués en 2016 et 52 % des cotisations déclarées ont fait l’objet d’une vérification.
Les montants des redressements se sont élevés à 761,830,388 € pour les contrôles sur place et 8,989, 830 € pour les contrôles sur pièces. Cependant, suite à des contrôles comptables d’assiette, 159,997,791 € ont été restitués dans le cadre des contrôles sur place et 1,797,279 € dans le cadre des contrôles sur pièces.
Comment se déroule un contrôle URSSAF ?
Conformément à la règlementation en vigueur, L’URSSAF doit obligatoirement informer le cotisant au moins 15 jours avant la première visite au travers d’une lettre recommandée avec accusé de réception, sauf en cas de suspicion de travail dissimulé. Cependant, si la suspicion de travail dissimulé n’est pas concluante et qu’un contrôle est envisagé sur d’autres éléments un avis de contrôle doit être envoyé 15 jours avant la date de la nouvelle visite. La liste des pièces à fournir est souvent précisée dans l’avis. L’URSSAF doit s’assurer de la date de réception de l’avis d’inspection de redressement par le cotisant par tout moyen à sa convenance.
Une fois le contrôle effectué, l’URSSAF doit adresser au cotisant une lettre d’observations sinon le contrôle sera annulé. Doivent figurer dans cette lettre l’objet du redressement, le mode de calcul des contributions sociales, les documents vérifiés, la période de vérification, la date de fin du contrôle, le montant du redressement et des pénalités le cas échéant.
Le dirigeant aura alors 30 jours pour répondre à ces observations avec la possibilité de joindre des compléments d’informations. Si cela est fait l’URSSAF devra faire une réponse motivée aux observations effectuées et détailler de nouveau les montants des redressements retenus ou non.
Lorsque la procédure de contrôle est close et qu’il y a redressement, le cotisant reçoit de l’URSSAF une mise en demeure précisant la cause, la nature et le montant du redressement ainsi que la période à laquelle il se rapporte. La mise en demeure est un courrier envoyé par l’URSSAF et adressé à un employeur (ou indépendant) qui n’a pas acquitté ses cotisations. Elle invite ce dernier à régulariser sa situation dans les 30 jours. Ce courrier contient les observations constatées au cours du contrôle. Evidemment, la mise en demeure peut être contestée auprès de la commission de Recours à l’Amiable (CRA) dans un premier temps et devant les tribunaux éventuellement. L’employeur peut aussi solliciter une remise ou une réduction des majorations de retard et pénalités, et demander des délais de paiement. Ceci dit, l’URSSAF ne peut adresser une mise en demeure à un cotisant avant le délai de 30 jours.
Le délai de saisine de la CRA pour les contestations après une mise en demeure est fixé à 2 mois.
Allègements de charge, frais professionnels… Quel est l’objet de l’étude de l’inspecteur ?
Lors d’un contrôle sur place, l’URSSAF vérifie l’assiette, le taux et le calcul des cotisations dont elle assure le recouvrement, ainsi que les conditions d’assujettissement au régime général des collaborateurs de l’entreprise. Les éléments de l’assiette de redressement les plus souvent contrôlés sont les avantages en nature et frais professionnels, les indemnités de rupture de contrat, le versement transport, et les prestations du comité d’entreprise.
L’inspecteur URSSAF ne constate pas seulement ce qui relève du champ de la paie ou de la comptabilité. Il peut aussi examiner des éléments juridiques comme le Kbis, les statuts. Le contrôle est plutôt exhaustif et dépend du cas.
Il est possible que l’URSSAF bénéficie d’un trop perçu de cotisation. Ceci peut être dû à des erreurs lors du contrôle des inspecteurs ou même lors de la déclaration faite par l’entreprise. Dans cette hypothèse, le cotisant est en droit de réclamer un remboursement. L’article L. 243-6 du code de la Sécurité sociale dispose que « la demande de remboursement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales indûment versées se prescrit par 3 ans à compter de la date à laquelle lesdites cotisations ont été acquittées». Pour faire simple, vous êtes en droit de demander un remboursement si vous payez trop de cotisation en 3 ans (période de prescription). Il faudra notamment faire parvenir une lettre recommandée avec accusé de réception à l’URSSAF. Le délai de traitement peut parfois être long.
Un exemple rapide de décision prise par la cour de cassation
Dans un cas opposant Orange à l’URSAAF, la décision de la Cour de cassation a mis en exergue le fait que le courrier de demande de remboursement pouvait se limiter à réunir « l’ensemble des éléments permettant de déterminer le montant de l’indu » (Cass. 2e ch. civile 28 mai 2014 n° 13-17.758 F-D)
Par ailleurs, depuis la loi n° 2010-1594 du 20 décembre 2010, les Urssaf ont un délai de 4 mois à compter de la demande pour procéder à un remboursement (Art. L. 243-6)
Il faut retenir de cette décision que le courrier de demande de remboursement peut ne pas indiquer précisément le montant de la somme réclamée sous réserve qu’elle présente le motif de la demande, ses fondements juridiques, la période au titre de laquelle le remboursement est demandé, ainsi que la liste des établissements ou des salariés concernés. Le cotisant doit transmettre également tous les éléments permettant de calculer le montant de l’indu.
Quid des pénalités ?
En cas de pénalités ou majoration de retard, le cotisant peut demander une remise gracieuse. Cette majoration (initiale) s’élève à 5% du montant de cotisations et contributions dû et 0,4% (majorations complémentaires) de plus par mois d’impayés après le sursis. En cas de travail dissimulé le taux est fixé à 10%. Il faudra adresser un courrier aux services de l’URSSAF pour faire la demande de remise gracieuse. Dans l’hypothèse d’un retard consécutif à une erreur de la banque (problème technique de virement bancaire par exemple) les majorations de retard sont décomptées normalement.
Face à la complexité des procédures et la multiplicité des obligations sociales, l’administration ambitionne de simplifier les démarches. L’introduction de la Déclaration sociale nominative (DSN) est un pas vers une meilleure productivité.
Harmonisation à travers la DSN
La DSN – Déclaration Sociale Nominative est une déclaration unique et mensuelle qui permet de simplifier les obligations sociales pour les entreprises. Elle permet aussi de sécuriser les recettes de l’URSSAF et autres acteurs et organismes sociaux. Le pôle emploi, centre des impôts, CPAM, etc… font partie de ces organismes. Cette déclaration est produite à partir des éléments de paie. Elle a eu un franc succès après son introduction en 2013. 57,2% des encaissements de la branche Recouvrement avaient pour corollaire déclaratif une DSN fin 2015.
Enfin, devons-nous avoir des craintes pour demain ?
Cela ne fait nul doute que l’administration sociale devient de plus en plus efficace pour ce qui concerne les recouvrements. Il faut souligner qu’elle emploie des instruments de plus en plus adaptés tels que la DSN pour ne citer que celui-là. De plus on ne le dit pas souvent mais les chiffres des entreprises qui se font redresser suite à un contrôle sont en baisse depuis quelques années. Il faut dire que les entreprises sont plus transparentes. Peut-être optimisent-elles mieux leurs ressources. Néanmoins, les évolutions technologiques sont aussi une source d’efficacité. Les années à venir verront très certainement naître des dispositifs de contrôle plus efficaces favorisant toutes les parties prenantes.
Amcen – Expertise comptable et Commissariat aux Comptes à Caen
